ระบบจัดการทรัพย์สินองค์กร (Asset Management) คืออะไร และช่วยองค์กรได้อย่างไร

ระบบจัดการทรัพย์สินองค์กร (Asset Management) คืออะไร และช่วยองค์กรได้อย่างไร

โน้ตบุ๊กที่ซื้อให้พนักงานใหม่ตอนนี้อยู่กับใคร เครื่องพิมพ์ชั้น 2 หมดประกันเมื่อไร อุปกรณ์ในห้องประชุมหายไปไหน ถ้าฝ่ายบัญชี ฝ่าย IT และฝ่ายอาคารต้องเปิดไฟล์ Excel คนละไฟล์เพื่อหาคำตอบ แปลว่าองค์กรกำลังบริหารทรัพย์สินด้วยความจำ

บทความนี้อธิบายว่า ระบบจัดการทรัพย์สินองค์กร คืออะไร ช่วยแก้ปัญหาอะไร และควรเลือกอย่างไร พร้อมแนะนำ ORIGAMI Asset

ระบบจัดการทรัพย์สินองค์กร (Asset Management) คืออะไร?

ระบบจัดการทรัพย์สินองค์กรคือซอฟต์แวร์ที่เก็บทะเบียนทรัพย์สินทั้งหมดไว้ที่เดียว พร้อมข้อมูลว่าทรัพย์สินแต่ละชิ้นอยู่ที่ไหน ใครถือครอง สภาพเป็นอย่างไร และต้องดูแลเมื่อไร ตั้งแต่ซื้อมาจนถึงจำหน่ายออก

ทรัพย์สินที่องค์กรต้องบริหารมีหลายประเภท เช่น

• อุปกรณ์ IT คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก จอภาพ เครื่องพิมพ์ เครือข่าย

• เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงาน

• เครื่องจักรและเครื่องมือ

• ยานพาหนะ

• อุปกรณ์ในห้องประชุมและพื้นที่ส่วนกลาง

  
  

ปัญหาของการบริหารทรัพย์สินแบบไม่มีระบบ

ปัญหาหลักคือไม่รู้ว่ามีทรัพย์สินอะไร อยู่ที่ไหน ใครรับผิดชอบ และสภาพเป็นอย่างไร ทำให้ของหาย ซื้อซ้ำ บำรุงรักษาไม่ทัน และตรวจนับประจำปีกินเวลานาน

• ทะเบียนไม่ตรงความจริง ไฟล์ Excel ไม่ได้อัปเดตเมื่อมีการย้ายหรือเปลี่ยนมือ

• ไม่รู้ผู้ถือครอง พนักงานลาออกแต่อุปกรณ์ไม่ถูกส่งคืน

• ซื้อซ้ำโดยไม่จำเป็น เพราะไม่รู้ว่ามีอุปกรณ์ว่างอยู่ที่อื่น

• บำรุงรักษาและประกันหมดโดยไม่รู้ตัว

• ตรวจนับทรัพย์สินยาก ต้องเดินนับทีละห้อง แล้วเทียบกับไฟล์

• ไม่เห็นภาพรวม ฝ่ายบัญชีกับฝ่ายปฏิบัติการมีข้อมูลคนละชุด

  
  

ระบบจัดการทรัพย์สินที่ดีควรมีอะไรบ้าง?

ควรมีทะเบียนทรัพย์สินกลาง ข้อมูลผู้ถือครองและสถานที่ ประวัติการใช้งานและซ่อมบำรุง การแจ้งเตือนวันครบกำหนด การตรวจนับ และรายงานภาพรวม

1. ทะเบียนทรัพย์สินกลาง รหัส ชื่อ ประเภท วันที่ซื้อ มูลค่า ผู้ขาย

2. ผู้ถือครองและสถานที่ รู้ว่าทรัพย์สินอยู่กับใครและอยู่ที่ไหน พร้อมประวัติการโอนย้าย

3. สถานะและสภาพ ใช้งานอยู่ ซ่อม สำรอง หรือจำหน่าย

4. ประวัติการซ่อมบำรุง และการแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนด

5. ประกันและวันหมดอายุ แจ้งก่อนครบกำหนด

6. การตรวจนับ ช่วยเทียบข้อมูลในระบบกับของจริง

7. เอกสารแนบ ใบเสร็จ ใบรับประกัน รูปภาพ

8. รายงาน สรุปจำนวน มูลค่า และสถานะตามประเภทหรือแผนก

9. สิทธิ์การเข้าถึง กำหนดว่าใครเพิ่ม แก้ไข หรือดูข้อมูลได้

   
   

ทรัพย์สินกับค่าเสื่อมราคา: ข้อมูลที่ฝ่ายบัญชีต้องการ

ฝ่ายบัญชีใช้ข้อมูลทรัพย์สินเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาและตรวจสอบมูลค่า ขณะที่ฝ่ายปฏิบัติการต้องการรู้ว่าของอยู่ที่ไหนและพร้อมใช้ไหม ระบบที่ดีจึงช่วยให้สองฝ่ายใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ต้องกระทบยอดระหว่างไฟล์ ทั้งนี้หลักเกณฑ์ทางบัญชีและภาษีของแต่ละองค์กรควรตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีหรือนักบัญชีของบริษัท

ORIGAMI Asset คืออะไร?

ORIGAMI Asset คือโมดูลบริหารทรัพย์สินในกลุ่มงานและปฏิบัติการ (Work & Operations) บนแพลตฟอร์ม ORIGAMI ที่ให้องค์กรเก็บทะเบียนและติดตามทรัพย์สินจากระบบเดียวกับงานอื่นขององค์กร

จุดแข็งของการมีระบบทรัพย์สินบนแพลตฟอร์มเดียวกับงานอื่นคือข้อมูลเชื่อมกัน เช่น ข้อมูลพนักงานและแผนกจาก People & HR ใช้ระบุผู้ถือครองได้ อุปกรณ์ที่ชำรุดแจ้งต่อได้ผ่าน Helpdesk และห้องหรืออุปกรณ์ส่วนกลางสัมพันธ์กับการจองใน Booking ส่วนใบเสร็จและใบรับประกันเก็บใน ORIGAMI IDOC ได้ 

เป็นไปตามแนวคิด ORIGAMI ที่ ทุกโมดูลทำงานจากข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ต้องคีย์ซ้ำ (อ่านเพิ่มเติม: ทำไมข้อมูลองค์กรกระจัดกระจาย)

เลือกโปรแกรมบริหารทรัพย์สินอย่างไร?

เลือกโปรแกรมที่ใช้ทะเบียนกลางแทนไฟล์กระจาย ระบุผู้ถือครองและสถานที่ได้ชัด มีการแจ้งเตือนซ่อมบำรุงและประกัน ช่วยตรวจนับ และเชื่อมกับข้อมูลพนักงาน

1. ทะเบียนเดียวหรือหลายที่ ถ้ายังต้องกระทบยอดหลายไฟล์ แปลว่ายังไม่แก้ปัญหา

2. ระบุผู้ถือครองและโอนย้ายได้ไหม พร้อมประวัติ

3. มีแจ้งเตือนซ่อมและประกันหรือไม่

4. ตรวจนับง่ายแค่ไหน เช่น ใช้มือถือสแกนหรือเทียบรายการได้ไหม

5. เชื่อมกับข้อมูลพนักงานหรือเปล่า เมื่อพนักงานย้ายหรือลาออก ระบบเห็นทรัพย์สินที่ต้องคืน

6. ผูกเอกสารได้ไหม ใบเสร็จ ใบรับประกัน รูปภาพ

7. เริ่มทีละหมวดได้ไหม เช่น เริ่มจากอุปกรณ์ IT ก่อน

8. ทดลองกับข้อมูลจริง เช่น ลองกับทรัพย์สิน 1 แผนก

   
   

เริ่มวางระบบทรัพย์สินอย่างไรไม่ให้ล้มเหลว?

1. เริ่มจากหมวดเดียว เช่น อุปกรณ์ IT ที่มีผู้ถือครองชัดเจน

2. ตรวจนับครั้งแรกให้ครบ เพื่อให้ข้อมูลตั้งต้นตรงความจริง

3. กำหนดผู้รับผิดชอบข้อมูล ว่าใครเพิ่ม แก้ไข และอนุมัติการจำหน่าย

4. ผูกกับกระบวนการรับ-ออกพนักงาน รับพนักงานใหม่ มอบอุปกรณ์ ลาออก ต้องคืนอุปกรณ์

5. ตรวจนับเป็นรอบ ไม่รอปีละครั้ง

6. ดูรายงานเป็นประจำ หาของที่ไม่ได้ใช้ ของใกล้หมดประกัน และมูลค่ารวม

   
   

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

• ระบบจัดการทรัพย์สินองค์กรคืออะไร

ซอฟต์แวร์ที่เก็บทะเบียนทรัพย์สินทั้งหมดไว้ที่เดียว พร้อมข้อมูลผู้ถือครอง สถานที่ สภาพ และการซ่อมบำรุง ตั้งแต่ซื้อจนถึงจำหน่าย

• ทำไมไม่ใช้ Excel บริหารทรัพย์สิน

Excel อัปเดตด้วยมือ ไม่มีการแจ้งเตือน ไม่มีประวัติการโอนย้ายที่เชื่อถือได้ และเมื่อมีหลายไฟล์ ข้อมูลจะไม่ตรงกัน

• ระบบทรัพย์สินช่วยตรวจนับอย่างไร

ช่วยเปรียบเทียบข้อมูลในระบบกับของจริง ทำให้ตรวจนับเร็วขึ้นและรู้ทันทีว่ารายการไหนไม่ตรง

• ทรัพย์สินที่ต้องบริหารมีอะไรบ้าง

เช่น อุปกรณ์ IT เฟอร์นิเจอร์ เครื่องจักร ยานพาหนะ และอุปกรณ์ส่วนกลาง ขึ้นกับธุรกิจ

• ORIGAMI Asset อยู่ในโมดูลกลุ่มไหน

อยู่ในกลุ่มงานและปฏิบัติการ (Work & Operations) บนแพลตฟอร์ม ORIGAMI ร่วมกับ Helpdesk, Booking, IDOC และ ARGUS

• ต้องใช้ทุกโมดูลของ ORIGAMI พร้อมกันหรือไม่

ไม่ต้อง เริ่มจากโมดูลที่แก้ปัญหาเร่งด่วนก่อน แล้วค่อยขยาย เพราะทุกโมดูลใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

ทรัพย์สินคือเงินลงทุนขององค์กร แต่หลายแห่งยังบริหารด้วยไฟล์และความจำ ระบบจัดการทรัพย์สินช่วยให้รู้ว่ามีอะไร อยู่ที่ไหน ใครถือครอง และต้องดูแลเมื่อไร เมื่ออยู่บนแพลตฟอร์มเดียวกับ HR, Helpdesk, Booking และ IDOC ข้อมูลทรัพย์สินจึงเชื่อมกับงานประจำวันโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ

อยากดู ORIGAMI Asset ทำงานกับทรัพย์สินของทีมคุณ? Book a DEMO หรือ ดูรายละเอียด ORIGAMI Asset