什么是企业资产管理（Asset Management）系统？它如何帮助企业？

什么是企业资产管理系统 (Asset Management) 以及它如何帮助企业？

新员工的笔记本电脑现在在谁手里？二楼的打印机什么时候过保？会议室的设备去哪了？如果财务部、IT部和行政后勤部必须打开各自的 Excel 文件来寻找答案，这意味着企业正在凭借记忆管理资产。

本文将解释企业资产管理系统是什么、它能解决什么问题以及如何选择，并为您推荐 ORIGAMI Asset。

什么是企业资产管理系统 (Asset Management)？

企业资产管理系统是一种将所有资产台账集中在一个地方的软件，并附带每件资产的所在地、持有人、状态、何时需要维护等信息，涵盖从采购到处置的全生命周期。

企业需要管理的资产类型繁多，例如：

• IT 设备 计算机、笔记本电脑、显示器、打印机、网络设备

• 办公家具及设备

• 机械与工具

• 车辆

• 会议室及公共区域设备

  
  

无系统化资产管理痛点

核心问题在于不清楚有什么资产、位于何处、谁负责以及资产状态如何，导致物品丢失、重复采购、维护不及时以及年度盘点耗时过长。

• 台账与实际不符，资产转移或交接时 Excel 文件未更新。

• 持有人不明，员工离职但设备未归还。

• 不必要地重复采购，因为不知道其他地方有闲置设备。

• 不知不觉中维护和保修到期。

• 资产盘点困难，必须逐个房间清点然后与文件核对。

• 缺乏全局视野，财务部门和运营部门的数据不一致。

  
  

优秀的资产管理系统应该具备哪些功能？

应当具备中央资产台账、持有人及位置信息、使用与维修历史、到期提醒、盘点以及全局概览报告。

1. 中央资产台账 编号 名称 类别 购买日期 价值 供应商

2. 持有人与地点 随时掌握资产归属与存放位置，并附带调拨历史记录

3. 状态与状况 使用中、维修中、备用或处置

4. 维修历史 以及到期提醒

5. 保修与到期日 到期前提前通知

6. 盘点 协助核对系统数据与实际库存

7. 附件 收据、保修卡、图片

8. 报表 按类别或部门汇总数量、价值和状态

9. 访问权限 决定谁可以添加、修改或查看数据

   
   

资产与折旧：财务部门所需的数据

财务部门使用资产数据来计算折旧和核对价值，而运营部门则需要了解资产存放位置及是否可用。因此，一套优秀的系统能够帮助双方使用同一套数据，无需在多个文件之间进行对账。各组织的具体会计与税务准则，应向公司的审计师或会计师进行咨询确认。

什么是 ORIGAMI Asset？

ORIGAMI Asset 是 ORIGAMI 平台上工作与运营（Work & Operations）分类下的资产管理模块，允许企业在与其他业务相同的系统中进行资产登记和追踪。

将资产系统与其它业务整合在同一平台上的优势在于数据互联，例如来自 People & HR 的员工和部门数据可用于指定持有人，可通过 Helpdesk 报告损坏设备，会议室或公共设备与 Booking 的预订相关联，收据和保修单则可保存在 ORIGAMI IDOC 中 

符合 ORIGAMI 理念，所有模块均基于同一套数据运行，无需重复录入（阅读更多： 为什么企业数据会孤岛化，以及如何在单一系统中进行整合）

如何选择资产管理软件？

选择使用中央台账而非分散文件的软件，能够明确指定持有人和存放地点，具备维护和保险提醒功能，协助盘点，并能与员工数据进行关联。

1. 单一台账还是多处台账？如果仍需核对多个文件，说明问题尚未解决。

2. 能否指定持有人并进行转移？并带有历史记录。

3. 是否有维修和保险提醒功能？

4. 盘点有多简便？例如能否使用手机扫描或核对清单？

如何搭建资产系统才不会失败？

1. 从单一分类开始例如：责任人明确的 IT 设备

2. 首次盘点要全面确保初始数据与实际相符

3. 明确数据负责人确定谁负责添加、修改以及审批处置

4. 与员工入职-离职流程挂钩 招新员工、分配设备，离职时需归还设备

5. 定期盘点 无需等一年一次

6. 定期查看报告 查找闲置物品、即将过保物品及总价值

   
   

常见问题 (FAQ)

• 什么是企业资产管理系统？

将所有资产登记统一集中管理，并记录持有人、存放地点、状态及维修情况，涵盖从采购到处置的全生命周期。

• 为什么不使用 Excel 管理资产？

Excel 需要手动更新，没有提醒功能，缺乏可靠的调拨历史记录，且当存在多个文件时容易导致数据不一致。

• 资产系统如何协助盘点？

帮助比对系统数据与实际物品，加快盘点速度，并立即发现哪些项目不符。

• 有哪些需要管理的资产？

例如 IT 设备、办公家具、机械设备、车辆以及公共设备等，具体取决于业务需求。

• ORIGAMI Asset 属于哪个模块组？

属于 ORIGAMI 平台上的工作与运营（Work & Operations）模块组，与 Helpdesk、Booking、IDOC 和 ARGUS 协同运作。

• 必须同时使用 ORIGAMI 的所有模块吗？

不必如此，可以先从解决紧急问题的模块开始，然后再进行扩展，因为所有模块都使用同一套数据。

资产是企业的投资，但许多企业仍在使用文件和记忆进行管理。资产管理系统可帮助您了解有哪些资产、位于何处、由谁持有以及何时需要维护。当它与 HR、Helpdesk、Booking 和 IDOC 处于同一平台时，资产数据便可与日常工作无缝连接，无需重复录入。

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