ระบบบริหารโครงการ (PMS) สำหรับงานรับเหมา งานออกแบบ และงานเทิร์นคีย์

ระบบบริหารโครงการ (PMS) สำหรับงานรับเหมา งานออกแบบ และงานเทิร์นคีย์

ธุรกิจที่ขายเป็น "โครงการ" มีปัญหาร่วมกันอย่างหนึ่ง คือหนึ่งโครงการมีหลายคน หลายขั้นตอน หลายเอกสาร และหลายตัวเลข ถ้าสถานะงานอยู่ในกลุ่มแชต งบประมาณอยู่ใน Excel และไฟล์งานอยู่ในโฟลเดอร์ที่ไม่มีใครจำชื่อได้ ผู้จัดการโครงการจะใช้เวลาไปกับการตามข้อมูลมากกว่าการบริหารงาน

บทความนี้อธิบายว่า ระบบบริหารโครงการ (PMS) คืออะไร เหมาะกับงานรับเหมา งานออกแบบ และเทิร์นคีย์อย่างไร และ ORIGAMI PMS / Project รวมงานขาย งบประมาณ และการส่งมอบไว้ในระบบเดียวได้อย่างไร

ระบบบริหารโครงการ (PMS) คืออะไร?

ระบบบริหารโครงการ (PMS: Project Management System) คือซอฟต์แวร์ที่ใช้วางแผน ติดตามสถานะ มอบหมายงาน และควบคุมงบประมาณของโครงการ ให้ทีมเห็นความคืบหน้าและต้นทุนจริงในที่เดียว แทนการติดตามผ่านแชต อีเมล และไฟล์ Excel

ระบบที่ดีตอบได้ทันทีว่า โครงการไหนอยู่ขั้นไหน ใครรับผิดชอบอะไร ใช้งบไปเท่าไร และมีปัญหาอะไรค้างอยู่

ทำไมงานรับเหมา งานออกแบบ และเทิร์นคีย์ต้องมีระบบบริหารโครงการ?

เพราะธุรกิจเหล่านี้ส่งมอบงานเป็นโครงการที่มีหลายขั้นตอน หลายทีม และต้นทุนที่เปลี่ยนระหว่างทาง หากไม่มีระบบกลาง งบอาจบานปลาย งานส่งมอบล่าช้า และข้อมูลหายระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายปฏิบัติ และฝ่ายการเงิน

• งานรับเหมา

งานรับเหมามีผู้เกี่ยวข้องมาก ทั้งทีมไซต์ ผู้รับเหมาย่อย ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายการเงิน ความเสี่ยงหลักคือ ต้นทุนจริงสูงกว่างบที่ตั้งไว้ โดยไม่มีใครเห็นทันเวลา และปัญหาหน้างานไม่ถูกบันทึกเป็นระบบ

• งานออกแบบ

งานออกแบบมีรอบแก้ไขและไฟล์หลายเวอร์ชัน ความเสี่ยงหลักคือ ลูกค้าอนุมัติเวอร์ชันหนึ่งแต่ทีมทำอีกเวอร์ชัน และงานเลยกำหนดเพราะไม่เห็นว่างานติดอยู่ที่ขั้นไหน

• งานเทิร์นคีย์

งานเทิร์นคีย์ต้องส่งมอบครบวงจรตั้งแต่ต้นจนจบ ผ่านหลายทีมและหลายขั้นตอน ความเสี่ยงหลักคือ การส่งต่อข้อมูลจากฝ่ายขายไปฝ่ายปฏิบัติไม่ครบ ขอบเขตงานและข้อตกลงที่ตกลงกับลูกค้าจึงหายระหว่างทาง

ระบบบริหารโครงการที่ดีควรมีอะไรบ้าง?

ควรมีไปป์ไลน์แสดงสถานะโครงการ ระบบงบประมาณและต้นทุน การมอบหมายงานตามขั้นตอน การจัดการเอกสารที่ผูกกับโครงการ และการเชื่อมกับงานขายเพื่อส่งต่อข้อมูลโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ

1. Project Pipeline เห็นทุกโครงการและแต่ละ Stage ในหน้าเดียว

2. ขั้นตอนงานที่ปรับได้ตามธุรกิจ ไม่ใช่แบบฟอร์มตายตัว

3. ควบคุมงบประมาณและต้นทุน บันทึกค่าใช้จ่ายจริงและดูกำไร-ขาดทุนระหว่างทาง

4. มอบหมายงานและผู้รับผิดชอบ ในแต่ละขั้นอย่างชัดเจน

5. บันทึกปัญหา ที่เกิดระหว่างโครงการ

6. เอกสารผูกกับโครงการ เปิดโครงการแล้วเจอเอกสารของงานนั้นทันที

7. เชื่อมกับ CRM และใบเสนอราคา เพื่อส่งต่อจากการขายสู่การปฏิบัติ

   
   

ORIGAMI PMS / Project คืออะไร?

ORIGAMI PMS / Project คือ โมดูลบริหารโครงการบนแพลตฟอร์ม ORIGAMI ที่เชื่อมกระบวนการขายเข้ากับการบริหารโครงการ ให้องค์กรแปลงโอกาสการขายหรือโครงการที่ได้รับอนุมัติเป็นแผนงานที่ติดตามได้ พร้อมไปป์ไลน์ งบประมาณ และต้นทุนในระบบเดียว

ORIGAMI ออกแบบขั้นตอนงานตามวิธีที่ธุรกิจของคุณทำงานจริง ไม่ว่าจะเป็นงานออกแบบ งานรับเหมา หรือส่งมอบแบบเทิร์นคีย์ และกำหนดสถานะเองได้ตั้งแต่เปิดงานจนปิดงาน

ผลที่ได้คือผู้บริหารและทีมติดตามความคืบหน้าของทุกโครงการได้ง่าย การคำนวณค่าใช้จ่ายในตัวช่วยลดความเสี่ยงเรื่องงบบานปลาย และทีมขาย ทีมบริหารโครงการ และทีมการเงินประสานงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน

My Task: บอร์ดงานที่เชื่อมกับโครงการจริง

My Task คือบอร์ดงานส่วนตัวแบบลากวาง (Drag and Drop) ที่เชื่อมตรงกับ Project เมื่อลากงานจาก To Do ไป In Progress และ Done ข้อมูลโครงการจริงจะอัปเดตตามทันที

งานใน My Task ไม่ใช่รายการลอย ๆ ที่ต้องจำมาซิงก์เอง เพราะเชื่อมกับ Project, Activity และ Account ในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน พนักงานแต่ละคนเห็นงานของตัวเอง ส่วนผู้จัดการเห็นสถานะโครงการที่เปลี่ยนตามจริง ไม่ว่าจะเปิดดูจากจุดไหนของระบบ

ต่อยอดกับโมดูลอื่นบน ORIGAMI

เพราะทุกโมดูลอยู่บนแพลตฟอร์มเดียว ข้อมูลโครงการจึงเชื่อมกับงานอื่นได้โดยไม่ต้องย้ายข้อมูล

• CRM และ Quotation ออกใบเสนอราคาสำหรับแต่ละโปรเจกต์ แปลงเป็นใบสั่งขายเมื่อตกลงราคา แล้วส่งต่อเป็นโปรเจกต์

• ORIGAMI IDOC เก็บไฟล์ทุกชนิด ตั้งแต่ PDF Excel Word ไปจนถึงไฟล์ออกแบบอย่าง AI และ PSD โดยผูกกับโปรเจกต์ที่สังกัด พร้อมระบบเวอร์ชัน วันหมดอายุ และสิทธิ์เข้าถึงรายไฟล์ เหมาะกับงานออกแบบที่มีหลายรอบแก้ไข

• Activity บันทึกกิจกรรมและเช็กอินหน้างาน พร้อมรูปภาพและเอกสาร ช่วยทีมไซต์งานและทีมภาคสนาม

• People & HR เวลาทำงานของทีมภาคสนามเชื่อมกับเงินเดือน

  
  

เลือกโปรแกรมบริหารโครงการอย่างไร?

เลือกโปรแกรมที่ปรับขั้นตอนตามงานของคุณได้ คุมงบและกำไร-ขาดทุนระหว่างโครงการ เชื่อมกับงานขายและเอกสาร และให้ทีมอัปเดตงานได้ง่ายพอที่จะใช้จริง

1. ปรับขั้นตอนและสถานะตามธุรกิจได้ไหม งานรับเหมากับงานออกแบบมีขั้นตอนต่างกัน

2. คุมงบได้ระหว่างโครงการหรือแค่สรุปปลายทาง

3. ส่งต่อจากงานขายโดยไม่กรอกซ้ำหรือเปล่า

4. เอกสารผูกกับโครงการไหม หรือยังต้องไล่หาในโฟลเดอร์

5. ทีมใช้งานง่ายไหม ถ้าอัปเดตยาก ข้อมูลจะไม่ตรงความจริง

6. เริ่มทีละส่วนได้ไหม ลองกับโครงการเดียวก่อนขยาย

7. ขอ Demo กับโครงการจริงของทีม ดูว่าขั้นตอนของคุณตั้งในระบบได้หรือไม่

   
   

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

• ระบบบริหารโครงการ (PMS) คืออะไร

ซอฟต์แวร์ที่ใช้วางแผน ติดตามสถานะ มอบหมายงาน และควบคุมงบประมาณของโครงการ ให้ทีมเห็นความคืบหน้าและต้นทุนในที่เดียว

• PMS ต่างจากโปรแกรม To-do ทั่วไปอย่างไร

โปรแกรม To-do จัดการงานรายบุคคล ส่วน PMS เชื่อมงานเข้ากับโครงการ ขั้นตอน งบประมาณ ลูกค้า และเอกสาร เห็นภาพทั้งโครงการ ไม่ใช่แค่รายการสิ่งที่ต้องทำ

• ORIGAMI Project เหมาะกับงานแบบไหน

ออกแบบมารองรับงานออกแบบ งานรับเหมา และส่งมอบแบบเทิร์นคีย์ โดยกำหนดสถานะและขั้นตอนเองได้ และแบ่งเป็นงานขายกับงานที่ไม่ใช่งานขาย

• คุมงบประมาณโครงการใน ORIGAMI ได้ไหม

ได้ กำหนดงบ บันทึกค่าใช้จ่ายจริง และคำนวณกำไร-ขาดทุนของแต่ละโครงการได้แบบเรียลไทม์

• ส่งต่อข้อมูลจากฝ่ายขายมาเป็นโครงการได้ไหม

ได้ ดึงข้อมูล Account, Contact และรายละเอียดข้อตกลงจาก CRM มาสร้างเป็น Project ได้ทันที ไม่ต้องกรอกซ้ำ

• My Task คืออะไร

บอร์ดงานส่วนตัวแบบลากวางที่เชื่อมตรงกับ Project เมื่อเลื่อนสถานะงาน ข้อมูลโครงการจริงอัปเดตตามทันที

• ต้องใช้ทุกโมดูลพร้อมกันหรือไม่

ไม่ต้อง เริ่มจากโครงการเดียวหรือโมดูลที่เจ็บที่สุดก่อน เพราะทุกโมดูลใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

ธุรกิจรับเหมา ออกแบบ และเทิร์นคีย์ขายงานเป็นโครงการ จึงต้องบริหารเป็นโครงการด้วยข้อมูลที่เห็นตรงกันทั้งฝ่ายขาย ฝ่ายปฏิบัติ และฝ่ายการเงิน ORIGAMI PMS / Project รวมไปป์ไลน์ งบประมาณ การส่งต่อจาก CRM และงานของทีมใน My Task ไว้ในระบบเดียว ช่วยให้ส่งมอบตรงเวลาและคุมกำไรได้แม่นยำขึ้น

อยากลองตั้งขั้นตอนโครงการของคุณบน ORIGAMI? Book a DEMO หรือ ดูรายละเอียด ORIGAMI Project