企业会议室及资源预订系统：为什么企业应该停止通过聊天软件进行预订

会议室与企业资源预订系统：为什么企业应该停止通过聊天进行预订

“3楼会议室空着吗？”“谁预订了这个房间？”“有人在里面坐着但没有预订”——这些问题每天都在许多企业的群聊中响起。会议室是各部门都在使用的资源，但如果没有统一的系统，预订往往依赖于记忆、个人日历以及人情面子。

本文将解释会议室预订系统是什么、它能解决什么问题、如何将其扩展到管理其他办公室资源，以及应该如何进行选择。

什么是会议室预订系统？

会议室预订系统是一种中央软件，允许员工查看房间空闲状态、按日期和时间预订房间，并在整个企业内共享使用时间表，以防止重复预订并实现房间效益最大化。

优秀的系统能够立即回答：哪个房间在什么时段空闲、谁预订的、预订用途是什么，以及将使用哪些设备。

无系统化会议室预订的问题

核心问题在于重复预订、预订后不使用、不知道房间是否空闲，以及缺乏用于规划的使用数据。因为预订分散在聊天软件、个人日历和口头通知中。

• 重复预订：两个团队在同一时间进入同一个房间，必须在门外进行协商。

• 恶意占用：预订了多个时段以防万一，但并未真正使用，导致其他人无房可用。

优秀的会议室预定系统应该具备哪些功能？

应具备实时空置会议室日程表、支持网页或手机端便捷预定、自动防止重复预定、显示会议室详情、必要时的审批流程以及使用情况报告。

1. 实时查看空闲会议室 在一个页面上查看所有会议室的日程

2. 便捷预定 选择会议室、日期、时间和会议目的

3. 自动检测重复预定 系统阻止重复时间段的预定

4. 房间详情 容量、设备、位置、图片

5. 审批管理 针对需要申请授权的房间或资源

6. 提醒功能 预订确认、临近时间提醒、变更通知

7. 使用报告 哪些房间使用率最高、哪个时段最繁忙、谁经常预订

8. 支持移动端 可随时随地进行预订或取消

   
   

“企业资源”预订系统，远不止会议室那么简单

资源预订系统采用与会议室预订相同的原理，但将其扩展到了企业内部共享的各项物品，如设备、车辆、场地和办公用品，省去了通过聊天或纸质申请单进行审批的繁琐流程。

企业通常需要管理的资源示例

• 会议室、培训室、研讨室

• 公共设备 如投影仪、相机、可借用笔记本电脑

• 企业车辆

• 共享空间 例如活动场地、共享办公桌

每种资源的条件各不相同，有的需要审批，有的限制使用人员，因此灵活的系统能够帮助企业自行设定规则。

什么是 ORIGAMI Booking？

ORIGAMI Booking 是 ORIGAMI 平台工作与运营（Work & Operations）模块中的会议室及资源预订系统，允许员工通过与其他企业业务相同的系统进行预订。

在与其他系统相同的平台上使用预订功能的优势在于数据互通。员工和部门的预订数据与 People & HR 采用同一套数据源，无需重复创建用户。房间或设备故障问题可以通过 Helpdesk 进行报修，而企业资产设备则可关联至 Asset 进行管理。

会议室预订后，会议还可结合 ARGUS 这款AI会议助手，实现语音转文字、实时翻译和自动生成会议纪要，从而让从订房到会议总结的全流程都在同一个平台上完成。

如何选择会议室预订系统？

选择能够防止重复预订、手机端操作便捷、支持多种资源类型、在需要时具备审批流程并能与企业员工数据对接的系统。

1. 是否具备自动防止冲突预订功能

2. 是否支持手机端预订，无需返回工位操作

如何让员工真正使用预订系统

1. 公布单一渠道，严禁通过聊天或口头预订

2. 制定预订和取消规则，例如不使用时须提前取消，以减少恶意占座

3. 完整填写房间信息包括容量、设备、位置，以便快速做出预订决策

4. 从问题最多的房间开始例如竞争最激烈的中央会议室

5. 每月查看报告根据实际使用情况调整规则和房间数量

   
   

常见问题 (FAQ)

• 什么是会议室预订系统

一个中央软件，允许员工查看可用房间并按日期和时间进行预订，同时防止重复预订并显示共享使用时间表。

• 会议室预订系统解决了什么问题

解决重复预订、恶意占房、不清楚房间是否可用以及缺乏用于房间和空间规划的使用数据等问题。

• 是否只能预订会议室

不一定，资源预订系统可以扩展到中央设备、车辆和共享工作区，具体取决于所选的系统。

• ORIGAMI Booking 属于哪个模块组

属于 ORIGAMI 平台上的工作与运营（Work & Operations）组，与 Helpdesk、Asset、IDOC 和 ARGUS 一起。

• 如何减少恶意占房现象

制定不使用时自动取消的规则，向所有人显示预订者信息，并查看实际使用与预订的对比报告以调整规则。

• 是否必须同时使用 ORIGAMI 的所有模块

不必，先从解决紧急问题的模块开始，然后再进行扩展，因为所有模块都使用同一套数据。

会议室和公共资源属于所有人。如果没有统一的系统，预订就会变成凭记忆和靠人情。会议室预订系统有助于减少重复预订和恶意占位，让员工即时查看可用房间，并为企业提供空间规划的数据。当与 HR、Helpdesk、Asset 和 ARGUS 处于同一平台时，还可以进一步延伸至一站式管理与会议支持。

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