기업 자산 관리 시스템(Asset Management)이란 무엇이며 기업에 어떤 도움을 주는가

전사적 자산 관리 시스템(Asset Management)이란 무엇이며, 기업에 어떤 도움을 주는가?

신규 입사자에게 지급한 노트북은 현재 누가 가지고 있는지, 2층 프린터의 보증 기간은 언제 만료되는지, 회의실 장비는 어디로 사라졌는지. 만약 회계 부서, IT 부서, 시설 관리 부서가 답을 찾기 위해 제각각 다른 엑셀 파일을 열어야 한다면, 이는 해당 기업이 기억력에 의존해 자산을 관리하고 있음을 의미합니다.

본 아티클에서는 전사적 자산 관리 시스템이 무엇인지, 어떤 문제를 해결하는지, 그리고 어떻게 선택해야 하는지 알아보고 ORIGAMI Asset을 소개합니다.

전사적 자산 관리 시스템(Asset Management)이란 무엇인가요?

전사적 자산 관리 시스템은 모든 자산 대장을 한곳에 보관하는 소프트웨어로, 각 자산의 위치, 소유자, 상태, 유지보수 시기 등의 정보를 구매부터 폐기까지 통합 관리합니다.

기업이 관리해야 하는 자산은 다음과 같이 다양합니다.

• IT 장비: 컴퓨터, 노트북, 모니터, 프린터, 네트워크 장비

• 가구 및 사무용품

• 기계 및 공구

• 차량

• 회의실 및 공용 공간 장비

  
  

체계 없는 자산 관리의 문제점

핵심 문제는 어떤 자산이 있고, 어디에 있으며, 누가 담당하고, 상태가 어떠한지 알 수 없어 분실, 중복 구매, 유지보수 지연, 연례 실사에 오랜 시간이 소요된다는 점입니다.

• 실제와 일치하지 않는 대장: 이동이나 교체 시 Excel 파일이 업데이트되지 않음

• 소유자 미확인: 직원이 퇴사했음에도 장비가 반납되지 않음

• 불필요한 중복 구매: 다른 곳에 유휴 장비가 있는지 알지 못하기 때문

• 유지보수 및 보증 기간 만료를 인지하지 못함

• 어려운 자산 실사: 방마다 직접 돌며 세어가며 파일과 대조해야 함

• 전체적인 가시성 부족: 회계 부서와 운영 부서가 서로 다른 데이터 세트를 보유

  
  

좋은 자산 관리 시스템이 갖추어야 할 기능은?

중앙 자산 대장, 소유자 및 위치 정보, 사용 및 수리 이력, 만기일 알림, 실사 기능, 종합 보고서 기능 등을 갖추어야 합니다.

1. 중앙 자산 대장 코드, 이름, 유형, 구매일, 가치, 공급업체

2. 소유자 및 위치 자산의 소유자와 위치를 파악하고 이전 이력 제공

3. 상태 및 컨디션 사용 중, 수리 중, 예비품 또는 처분됨

4. 유지보수 이력 및 일정 도래 시 알림

5. 보증 및 만료일 만료 전 사전 알림

6. 실사 및 실물 대조 시스템 데이터와 실제 실물 간 대조 지원

7. 첨부 파일 영수증, 보증서, 이미지

8. 보고서 유형 또는 부서별 수량, 가치 및 상태 요약

9. 접근 권한: 데이터 추가, 수정 또는 조회 권한 설정

   
   

자산과 감가상각: 회계 부서가 필요로 하는 데이터

회계 부서는 감가상각 계산 및 가치 검증을 위해 자산 데이터를 사용하는 반면, 운영 부서는 자산의 위치와 사용 가능 여부를 파악해야 합니다. 따라서 우수한 시스템을 통해 두 부서가 동일한 데이터 세트를 공유하여 파일 간의 대사 작업을 없앨 수 있습니다. 단, 각 조직의 회계 및 세무 기준은 회사의 감사인이나 회계사와 검토해야 합니다.

ORIGAMI Asset이란?

ORIGAMI Asset은 ORIGAMI 플랫폼의 업무 및 운영(Work & Operations) 그룹 내 자산 관리 모듈로, 조직이 다른 업무 시스템과 동일한 플랫폼에서 자산 대장을 관리하고 추적할 수 있도록 지원합니다.

다른 업무와 동일한 플랫폼에서 자산 시스템을 구축할 때의 강점은 데이터가 서로 연동된다는 점입니다. 예를 들어, People & HR의 직원 및 부서 정보를 활용하여 소유자를 지정할 수 있으며, 고장 난 장비는 Helpdesk를 통해 신고할 수 있고, 공용 공간이나 장비는 Booking을 통한 예약과 연계되며, 영수증과 보증서는 ORIGAMI IDOC에 보관할 수 있습니다. 

ORIGAMI 컨셉에 따라 모든 모듈이 동일한 데이터 세트를 기반으로 작동하므로 중복 입력이 필요 없습니다 (더 읽어보기: 기업 데이터가 분산되는 이유 및 단일 시스템으로 통합하는 방법)

자산 관리 프로그램, 어떻게 선택해야 할까요?

분산된 파일 대신 중앙 대장(Registry)을 사용하는 프로그램을 선택하세요. 소유자와 위치를 명확히 지정할 수 있고, 유지보수 및 보험 알림 기능이 있으며, 실사와 직원 데이터 연동을 지원해야 합니다.

1. 단일 대장인가, 여러 개인가? 여전히 여러 파일을 대조해야 한다면 문제를 해결하지 못한 것입니다.

2. 소유자 지정 및 이전이 가능한가? 이력 관리 기능 포함

3. 수리 및 보험 알림 기능이 있는가?

4. 실사가 얼마나 간편한가? 예를 들어 모바일 스캔이나 품목 대조가 가능한가?

실패 없는 자산 관리 시스템 도입 방법은?

1. 단일 카테고리부터 시작 예: 소유자가 명확한 IT 장비

2. 최초 실사 철저히 수행 기초 데이터를 실제와 일치시키기 위함

3. 데이터 담당자 지정 데이터 추가, 수정, 처분 승인 담당자 지정

4. 직원의 입퇴사 프로세스와 연동: 신규 입사 시 장비 지급, 퇴사 시 장비 반납

5. 정기적인 실사 진행 (연 1회 방식 탈피)

6. 정기적인 보고서 확인: 미사용 자산, 보증 기간 만료 임박 자산 및 총자산 가치 파악

   
   

자주 묻는 질문 (FAQ)

• 기업 자산 관리 시스템이란 무엇인가요?

구매부터 폐기까지 모든 자산 대장과 소유자, 위치, 상태, 유지보수 이력을 한 곳에서 통합 관리하는 소프트웨어입니다.

• 왜 자산 관리에 Excel을 쓰지 않나요?

Excel은 수동으로 업데이트해야 하며 알림 기능이 없고 신뢰할 수 있는 이전 이력이 남지 않습니다. 또한 여러 파일로 나뉘어 있으면 데이터 불일치가 발생합니다.

• 자산 시스템은 실사에 어떻게 도움이 되나요?

시스템 데이터와 실제 자산을 비교하여 실사 속도를 높이고 불일치 항목을 즉시 파악할 수 있도록 지원합니다.

• 관리 대상 자산에는 어떤 것이 있나요?

IT 장비, 가구, 기계, 차량 및 공용 비품 등 비즈니스 특성에 따라 다양합니다.

• ORIGAMI Asset은 어떤 모듈 그룹에 속하나요?

Helpdesk, Booking, IDOC, ARGUS와 함께 ORIGAMI 플랫폼 내의 업무 및 운영(Work & Operations) 그룹에 속합니다.

• ORIGAMI의 모든 모듈을 동시에 사용해야 하나요?

필요 없습니다. 시급한 문제를 해결하는 모듈부터 시작하여 나중에 확장하세요. 모든 모듈이 동일한 데이터 세트를 사용하기 때문입니다.

자산은 조직의 투자금이지만, 여전히 많은 기업이 파일과 기억에 의존해 관리하고 있습니다. 자산 관리 시스템을 통해 무엇이 있는지, 어디에 있는지, 누가 보유하고 있는지, 언제 유지보수를 해야 하는지 파악할 수 있습니다. HR, Helpdesk, Booking, IDOC와 동일한 플랫폼상에 위치하므로 자산 데이터가 반복 입력 없이 일상 업무와 자연스럽게 연결됩니다.

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