組織の資産管理システム（Asset Management）とは？企業にどのようなメリットをもたらすか

企業資産管理システム（Asset Management）とは？組織にどのようなもたらすか

新入社員に購入したノートPCは現在誰が持っているか、2階のプリンターの保証期限はいつ切れるか、会議室の備品はどこに行ったか。もし経理部、IT部、総務部がそれぞれ異なるExcelファイルを開いて答えを探しているなら、それは組織が記憶頼みで資産管理を行っていることを意味します。

この記事では、企業資産管理システムとは何か、どのような課題を解決できるのか、そしてどのように選ぶべきかを解説し、あわせて ORIGAMI Asset をご紹介します。

企業資産管理システム（Asset Management）とは？

企業資産管理システムとは、すべての資産台帳をひとつの場所に集約し、各資産の保管場所、使用者、状態、メンテナンスが必要な時期などの情報を、購入から処分に至るまで一元管理するソフトウェアです。

企業が管理すべき資産には、以下のような多様な種類があります。

• IT機器：コンピューター、ノートPC、モニター、プリンター、ネットワーク機器

• 家具およびオフィス用品

• 機械および工具

• 車両

• 会議室および共用スペースの備品

  
  

体系化されていない資産管理の課題

主な課題は、どのような資産があり、どこにあり、誰が管理しており、どのような状態にあるのかが把握できていないことです。これにより、紛失、重複購入、メンテナンスの遅れ、年次棚卸しの長期化などの問題が発生します。

• 台帳と実態の不一致：移動や担当変更の際にExcelファイルが更新されない

• 保有者の不明確さ：従業員が退職したにもかかわらず、機器が返却されない

• 不要な重複購入：別の場所に空き機器があることが把握されていないため

• メンテナンスや保証期限の失念

• 資産棚卸しの困難さ：部屋ごとに歩いて数え、ファイルと突合する必要がある

• 全体像の把握不足：経理部門と現場部門で異なるデータセットを使用している

  
  

優れた資産管理システムに必要な機能とは？

中央資産台帳、保有者・保管場所の情報、使用・保守履歴、期限通知機能、棚卸し機能、全体像レポートを備えている必要があります。

1. 中央資産台帳 コード、名称、カテゴリ、購入日、価格、ベンダー

2. 管理者と保管場所 誰がどこに資産を保有しているかを把握し、移管履歴を管理

3. ステータスと状態 使用中、修理中、予備、または処分済み

4. 保守履歴 および期限到来時のアラート通知

5. 保険と有効期限 期限前に通知

6. 棚卸し システム上のデータと実物の照合をサポート

7. 添付書類 領収書、保証書、写真

8. レポート カテゴTリーや部門別の数量、価格、ステータスの集計

9. アクセス権限：データの追加、編集、閲覧を行えるユーザーを定義します。

   
   

資産と減価償却：経理部門が求めるデータ

経理部門は減価償却の計算や価値の確認に資産データを使用し、現場部門は物品の保管場所や使用状況の把握を必要とします。優れたシステムを導入することで、両部門が同一のデータセットを使用できるようになり、ファイル間の突き合わせ作業が不要になります。なお、各組織の会計および税務基準については、会社の監査人または税理士にご確認ください。

ORIGAMI Assetとは？

ORIGAMI Assetは、ORIGAMIプラットフォーム上の業務・オペレーション（Work & Operations）分野における資産管理モジュールであり、企業が組織内の他の業務と同一のシステムで資産台帳の管理や追跡を行えるようにします。

他の業務と同じプラットフォーム上で資産管理システムを構築する強みは、データが連携している点にあります。例えば、 People & HRからの従業員および部門データを使用して所有者を特定できるほか、機器の故障は Helpdeskを通じて報告でき、会議室や共用機器は Bookingでの予約と連動します。また、領収書や保証書は ORIGAMI IDOCに保管可能です。 

ORIGAMIのコンセプトに基づき、すべてのモジュールが同じデータセットで動作し、二重入力を削減します（詳細： なぜ組織のデータがサイロ化するのか、その理由と統合管理の方法）

資産管理ソフトの選び方とは？

分散したファイルではなく、一元管理台帳を使用するソフトウェアを選びましょう。保持者や保管場所を明確に指定でき、保守・保険の期限通知機能があり、棚卸しをサポートし、従業員データとも連携できるものが最適です。

1. 台帳は1つか、複数あるか：複数のファイルを突き合わせる必要がある場合、それはまだ課題が解決されていない証拠です。

2. 保持者の指定や移管が可能か：履歴の管理も含めて確認します。

3. 保守や保険の通知機能はあるか

4. 棚卸しはどれほど簡単か：モバイル端末でのスキャンやリストの照合が可能かなど。

資産管理システムの導入を失敗させないためには？

1. まずは1つのカテゴリーから始める例：所有者が明確なIT機器など。

2. 初回棚卸しを徹底的に行う初期データが実態と正確に合致するようにする。

3. データの責任者を明確にする誰がデータの追加、修正、処分承認を行うかを決める。

4. 従業員の入退社プロセスと連携する 新入社員の受け入れ、備品の支給、退職時の備品返却

5. 定期的な棚卸し 年1回まで待たない

6. 定期的なレポート確認 未使用品、保証期限間近のアイテム、総額の把握

   
   

よくある質問 (FAQ)

• 企業資産管理システムとは何ですか？

購入から処分に至るまで、すべての資産台帳を一箇所にまとめ、保有者、保管場所、状態、保守・メンテナンスに関する情報を管理するソフトウェアです。

• なぜExcelではなく資産管理システムを使用するのですか？

Excelは手動更新のため、アラート機能がなく、信頼できる移動履歴も残りません。また、複数のファイルが存在すると情報に食い違いが生じます。

• 資産システムはどのように棚卸しをサポートしますか？

システム上のデータと実物を比較し、棚卸しのスピードを向上させ、どの項目に差異があるかを即座に把握できるようにします。

• 管理対象となる資産にはどのようなものがありますか？

IT機器、家具、機械、車両、共用備品などがあり、ビジネスの性質によって異なります。

• ORIGAMI Assetはどのモジュールグループに属しますか？

Helpdesk、Booking、IDOC、ARGUSとともに、ORIGAMIプラットフォーム上の業務・オペレーション（Work & Operations）グループに属しています。

• ORIGAMIのすべてのモジュールを同時に使用する必要がありますか？

急ぎの課題を解決するモジュールから始め、後から拡張することが可能です。すべてのモジュールが同一のデータセットを使用するためです。

資産は企業の投資ですが、多くの企業では依然としてファイルや個人の記憶に頼って管理しています。資産管理システムにより、何を、どこに、誰が保有し、いつメンテナンスすべきかを把握できます。HR、Helpdesk、Booking、IDOCと同一プラットフォーム上で統合されるため、資産データが日常業務と連携し、再入力を省くことができます。

チームの資産管理における ORIGAMI Asset の働きをご確認ください： Book a DEMO または ORIGAMI Asset の詳細を見る