โปรแกรมHR คืออะไร ครอบคลุมอะไรบ้าง ตั้งแต่สมัครงานถึงสลิปเงินเดือน

โปรแกรมHR คืออะไร ครอบคลุมอะไรบ้าง ตั้งแต่สมัครงานถึงสลิปเงินเดือน

ถ้าฝ่ายบุคคลของคุณยังต้องเปิดหลายไฟล์เพื่อทำงานเรื่องเดียว เช่น ไฟล์ใบสมัครอยู่ที่หนึ่ง ข้อมูลพนักงานอยู่อีกที่ เวลาเข้างานอยู่ในระบบตอกบัตร แล้วเอามาคีย์ซ้ำตอนทำเงินเดือน นั่นคือสัญญาณว่าองค์กรควรมี ระบบ HRM

บทความนี้อธิบายว่า HRM คืออะไร ครอบคลุมงานอะไรบ้าง และระบบที่ดีควรทำงานเชื่อมกันอย่างไร พร้อมตัวอย่างจาก ORIGAMI People & HR

ระบบ HRM คืออะไร?

HRM (Human Resource Management System) หรือ ระบบบริหารงานบุคคล คือซอฟต์แวร์ที่รวมงานของฝ่ายบุคคลไว้ในที่เดียว ตั้งแต่การสรรหา การเก็บข้อมูลพนักงาน การลงเวลาและการลา การคำนวณเงินเดือน ไปจนถึงการประเมินผลและการพัฒนาบุคลากร

ระบบ HRM ที่ดีไม่ใช่แค่ "ที่เก็บข้อมูล" แต่ต้องให้ทุกส่วนทำงานจาก ข้อมูลพนักงานชุดเดียวกัน เมื่อข้อมูลเวลาทำงานและวันลาไหลไปเป็นเงินเดือนเอง ฝ่ายบุคคลก็ไม่ต้องคีย์ซ้ำ และลดโอกาสผิดพลาดตามไปด้วย

ระบบ HRM ครอบคลุมอะไรบ้าง?

ตลอดเส้นทางของพนักงานตั้งแต่วันสมัครจนถึงสลิปเงินเดือน ระบบ HRM ครอบคลุมงานหลักดังนี้

1. การสรรหาและรับสมัครงาน (Recruitment)

ผู้สมัครกรอกโปรไฟล์ได้ครบ ทั้งข้อมูลทั่วไป ครอบครัว การศึกษา ประสบการณ์ ทักษะ และเอกสารประกอบ ฝ่ายบุคคลเห็นภาพรวมกระบวนการสรรหาในหน้าเดียว ส่งอีเมลถึงผู้สมัคร นัดสัมภาษณ์ ติดตามสถานะ และตรวจสอบได้ว่าผู้สมัครไม่ผ่านในขั้นตอนใด เมื่ออนุมัติแล้ว ระบบแปลงใบสมัครเป็นระเบียนพนักงานให้ทันที

2. ทะเบียนและข้อมูลพนักงาน (Employee Records)

โปรไฟล์พนักงานควรเก็บข้อมูลแผนก สาขา สิทธิ์การเข้าถึง สวัสดิการ ประกันสังคม ประกันกลุ่ม ประวัติการอบรม บัญชีธนาคาร และสัญญาจ้างที่ลงนามแล้ว พร้อมตัวกรองค้นหา ผังองค์กร และแดชบอร์ดสรุปจำนวนพนักงานตามแผนก ประเภทการจ้างงาน และข้อมูลอื่น ๆ

3. การลงเวลาทำงาน (Time Attendance)

ตั้งกะการทำงานได้ทั้งรายวัน รายเดือน รายปี รองรับกะที่คาบเกี่ยวกัน บันทึกเวลาเข้า-ออกด้วย Stamp In/Out ติดตามพิกัดเมื่อพนักงานไปพบลูกค้าหรือทำงานจากที่บ้าน และสรุปเวลาทำงาน วันลา และโอทีเป็นรายงาน ส่งออก PDF หรือ Excel ได้ รองรับการบันทึกเวลาผ่านแอปมือถือ

4. การลาและการอนุมัติ (Leave Management)

กำหนดประเภทการลาเองได้ ยื่นใบลาผ่านมือถือ ดูปฏิทินการลาที่แยกสีตามประเภท และกำหนดให้ผู้บังคับบัญชาอนุมัติก่อนจึงจะสมบูรณ์

5. เงินเดือนและสลิปเงินเดือน (Payroll)

คำนวณเงินเดือนจากข้อมูลเวลาทำงานและการลาที่อยู่ในระบบแล้ว บริหารงวดเงินเดือนได้ครบ ทั้งรอบวันที่ วันจ่าย และสถานะ ออกรายงาน ภ.ง.ด. ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และ กยศ. และปรับแต่งเทมเพลตสลิปเงินเดือนได้เอง

6. การประเมินผลและ KPI (Performance & KPI)

ออกแบบแบบฟอร์มประเมินเองได้ เก็บผลเพื่อเปรียบเทียบรายปี คำนวณสถิติการขาด ลา มาสาย เป็นเปอร์เซ็นต์ และส่งต่อผลประเมินไปยังขั้นตอนถัดไป ส่วนการตั้งเป้าหมายแบ่งได้ 3 ระดับ คือองค์กร แผนก และบุคคล

7. สุขภาพ สวัสดิการ และกิจกรรมพนักงาน

เก็บผลตรวจสุขภาพและข้อมูลประกันกลุ่มผูกกับระเบียนพนักงาน รวมถึงจัดกิจกรรมภายในองค์กรและระบบสะสมเหรียญแลกรางวัลเพื่อสร้างบรรยากาศการทำงาน

ทำไมต้องเป็น HRM ที่ใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ?

หลายองค์กรเริ่มจากเครื่องมือแยกกัน เช่น โปรแกรมเงินเดือนตัวหนึ่ง ระบบตอกบัตรอีกตัว และไฟล์ Excel สำหรับข้อมูลพนักงาน ปัญหาคือ ข้อมูลเดียวกันถูกคีย์หลายรอบ วันลาในระบบหนึ่งไม่ตรงกับเงินเดือนในอีกระบบ และการหาข้อมูลย้อนหลังต้องไล่เปิดหลายที่

ระบบ HRM แบบรวมศูนย์แก้ปัญหานี้โดยให้ทุกส่วนอ้างอิงระเบียนพนักงานเดียวกัน ผู้สมัครกลายเป็นพนักงาน เวลาทำงานและวันลากลายเป็นเงินเดือน และผลงานกลายเป็นข้อมูลประเมิน โดยไม่ต้องย้ายข้อมูลด้วยมือ

ORIGAMI People & HR: ระเบียนพนักงานชุดเดียว ตั้งแต่สมัครงานถึงสลิปเงินเดือน

ORIGAMI People & HR ของ Allable ออกแบบตามหลักนี้ ทุกโมดูลทำงานจากข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ต้องคีย์ซ้ำ และเริ่มใช้ทีละส่วนได้ โดยเริ่มจากจุดที่เจ็บที่สุดก่อนแล้วค่อยเพิ่มโมดูลอื่นเมื่อพร้อม

จุดเด่นที่ต่างจากการใช้เครื่องมือแยกกัน คือ Payroll ใช้ข้อมูลเวลาและการลาที่อยู่ในระบบอยู่แล้ว และ Goal & KPI ดึงตัวเลขจริงจากโมดูลงานขายและโปรเจกต์ ผู้บริหารจึงเห็นผลงานจากข้อมูลจริง ไม่ใช่ตัวเลขที่กรอกเอง

เพราะ HR อยู่บนแพลตฟอร์ม ORIGAMI เดียวกับโมดูลอื่น เช่น CRM, Project และ ARGUS องค์กรจึงขยายไปใช้ส่วนอื่นต่อได้โดยไม่ต้องย้ายข้อมูล

เลือกระบบ HRM อย่างไรให้เหมาะกับองค์กร

1. เริ่มจากปัญหาที่เจ็บที่สุด เช่น เงินเดือนผิดบ่อย หรือลงเวลานอกสถานที่ไม่ได้ เลือกระบบที่เริ่มทีละโมดูลได้

2. ดูว่าข้อมูลเชื่อมกันจริงไหม เวลาและการลาไหลไปเงินเดือนเองหรือต้องคีย์ซ้ำ

3. รองรับงานจริงของไทย เช่น รายงาน ภ.ง.ด. ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และ กยศ.

4. ใช้งานบนมือถือได้ไหม ทั้งการลงเวลา ยื่นใบลา และอนุมัติ

5. ปรับแต่งได้ตามองค์กร เช่น ประเภทการลา แบบฟอร์มประเมิน เทมเพลตสลิปเงินเดือน

6. ดูแลข้อมูลอ่อนไหวอย่างไร ข้อมูลพนักงานและผลตรวจสุขภาพควรจำกัดผู้เข้าถึง สอบถามผู้ให้บริการเรื่องสิทธิ์การเข้าถึงและการจัดเก็บ

7. ขอ Demo กับกระบวนการจริงของทีม เช่น รอบเงินเดือนและกะการทำงานของคุณ

   
   

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

• ระบบ HRM คืออะไร

ซอฟต์แวร์ที่รวมงานบุคคลไว้ในที่เดียว ตั้งแต่สรรหา ทะเบียนพนักงาน ลงเวลา การลา เงินเดือน จนถึงประเมินผลและ KPI

• ระบบ HRM ครอบคลุมอะไรบ้าง

ครอบคลุมการรับสมัครงาน ข้อมูลพนักงาน การลงเวลาและโอที การลาและอนุมัติ เงินเดือนและสลิป การประเมินผล เป้าหมายและ KPI รวมถึงสวัสดิการและกิจกรรมพนักงาน

• ORIGAMI People & HR ลงเวลานอกสถานที่ได้ไหม

ได้ รองรับการบันทึกเวลาผ่านแอปมือถือ และติดตามพิกัดพนักงานเมื่อออกไปพบลูกค้าหรือทำงานจากที่บ้าน

• ORIGAMI Payroll ออกรายงานอะไรได้บ้าง

ออกรายงาน ภ.ง.ด. ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และ กยศ. และปรับแต่งเทมเพลตสลิปเงินเดือนได้เอง

• ต้องใช้ทุกโมดูลพร้อมกันหรือไม่

ไม่ต้อง เริ่มจากโมดูลที่แก้ปัญหาเร่งด่วนก่อน แล้วค่อยเพิ่มส่วนอื่นเมื่อพร้อม เพราะทุกโมดูลใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

ระบบ HRM คือกระดูกสันหลังของงานบุคคล ตั้งแต่วันที่ผู้สมัครกรอกใบสมัครจนถึงวันที่พนักงานได้รับสลิปเงินเดือน ระบบที่ดีที่สุดคือระบบที่ทุกขั้นตอนใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ลดการคีย์ซ้ำ ลดความผิดพลาด และให้ฝ่ายบุคคลมีเวลาไปดูแลคนมากกว่าดูแลเอกสาร

อยากดู ORIGAMI People & HR ทำงานกับกระบวนการของทีมคุณ? Book a DEMO หรือ ดูรายละเอียดโมดูล HR ทั้งหมด