HRシステムとは？応募から給与明細までカバーする機能と仕組み

人事プログラムとは？応募から給与明細までカバーする機能

人事部門で同じ作業のために複数のファイルを開かなければならない場合（例えば、履歴書ファイルが別の場所にあり、従業員データが別の場所にあり、勤怠管理システムに打刻時間があり、それを給与計算時に手入力している場合）、それは組織にHRMシステム導入の必要性があるというサインです。

この記事では、HRMとは何か、どのような業務をカバーしているのか、そして優れたシステムはどのように連携すべきかについて、ORIGAMI People & HRの例を交えて解説します。

HRMシステムとは？

HRM（Human Resource Management System）、すなわち人事管理システムとは、採用、従業員データの管理、勤怠・休暇管理、給与計算から、評価、人材育成にいたるまで、人事・労務業務を一箇所に集約したソフトウェアです。

優れたHRMシステムは単なる「データ保管庫」ではなく、すべてのセクションが同じ従業員データに基づいて業務を行えるようにするものです。勤怠データや休暇データが自動的に給与計算へと連携されれば、人事担当者が二重入力する必要がなくなり、ミスを減らすことにもつながります。

HRMシステムは何をカバーしているのか？

応募日から給与明細の発行に至るまでの従業員のライフサイクルにおいて、HRMシステムは主に以下の業務をカバーしています。

1. 採用・応募受付（Recruitment）

応募者は、基本情報、家族構成、学歴、職歴、スキル、添付書類などのプロフィールを漏れなく入力できます。人事担当者は採用プロセスの全体像を一つの画面で把握し、応募者へのメール送信、面接予約、ステータス追跡、およびどの選考ステップで不採用になったかの確認が行えます。承認されると、システムが応募者情報を従業員名簿へと即座に変換します。

2. 従業員名簿・データ管理（Employee Records）

従業員プロフィールでは、部署、支店、アクセス権限、福利厚生、社会保険、グループ保険、研修履歴、銀行口座、署名済み雇用契約書を管理します。さらに、検索フィルター、組織図、部署別・雇用形態別の従業員数を集計するダッシュボード機能も備えています。

3. 勤怠管理（Time Attendance）

日勤、月勤、年勤など多様な勤務シフトの設定が可能で、日をまたぐシフトにも対応しています。Stamp In/Outによる出退勤の記録、顧客訪問時や在宅勤務時の位置情報の追跡を行い、労働時間、休暇、残業時間を集計してレポートを作成し、PDFやExcelでの出力が可能です。モバイルアプリからの打刻にも対応しています。

4. 休暇・承認管理（Leave Management）

休暇種類のカスタマイズ、モバイルからの休暇申請、種類別に色分けされた休暇カレンダーの確認、および上長による承認を経て完了するワークフローの設定が可能です。

5. 給与および給与明細（Payroll）

システム内の勤怠データおよび休暇データに基づいて給与を計算し、給与サイクル（締日、支給日、ステータス）を総合的に管理します。所得税レポート、社会保険、退職金基金、学生ローン（GSL）の出力に加え、給与明細テンプレートのカスタマイズも可能です。

6. 評価およびKPI（Performance & KPI）

評価フォームの独自設計、前年比比較のためのデータ蓄積、欠勤・休暇・遅刻の統計データのパーセンテージ算出を行い、評価結果を次のプロセスへ引き継ぎます。目標設定は、全社、部門、個人の3つのレベルに分けて行うことができます。

7. 健康管理、福利厚生、従業員イベント

健康診断の結果や団体保険情報を従業員台帳と紐付けて管理します。また、社内イベントの開催や、働きやすい環境づくりを目的としたポイント蓄積・特典交換システムも備えています。

なぜ統合データを使用するHRMなのか？

多くの企業では、給与計算ソフト、タイムレコーダーシステム、従業員データ用のExcelファイルなど、バラバラのツールを使用することから始まります。その結果、同じデータを何度も入力しなければならない、あるシステムの休暇日数が別のシステムの給与計算と一致しない、過去のデータを調べるために複数の場所を確認する必要があるといった問題が発生します。

統合型HRMシステムは、すべての部門が同じ従業員台帳を参照できるようにすることでこの問題を解決します。候補者は従業員になり、勤務時間と休暇は給与になり、業績成果は評価データになります。手動でのデータ移行は不要です。

ORIGAMI People & HR：採用から給与明細まで、一元化された従業員台帳

ORIGAMI People & HR（Allable提供）はこの原則に基づいて設計されています。すべてのモジュールが同一のデータセットで動作するため、二重入力は不要です。最も課題となっている部分から順に導入し、準備が整い次第、他のモジュールを追加していくことができます。

個別ツールを使用する場合との最大の違いは、Payroll（給与計算）がシステム内の勤怠および休暇データを直接活用している点です。また、Goal & KPIは営業およびプロジェクトモジュールから実際の数値を自動取得するため、経営陣は手入力の数値ではなく、実データに基づいた成果を確認できます。

人事管理（HR）機能が CRM、 Project、 ARGUSなどの他のモジュールと同一のORIGAMIプラットフォーム上で稼働しているため、企業はデータを移行することなく、シームレスに他の機能へと拡張していくことが可能です。

自社に最適なHRMシステムの選び方

1. 最も深刻な課題から始める：給料の計算ミスが多い、外出先での勤怠打刻ができないなど、モジュールごとに段階的導入ができるシステムを選定する。

2. データが本当に連携しているか確認する：勤怠や休暇の情報が自動的に給料計算に反映されるか、あるいは二重入力が必要ないかを確認する。

3. タイの実際の業務に準拠しているか：PND（源泉徴収）レポート、社会保険、積立基金（PVD）、学生ローン（GSL）などの各種帳票や制度に対応しているか。

4. モバイル対応しているか：スマートフォンのアプリ等から、勤怠打刻、休暇申請、承認手続きが行えるか。

5. 組織に合わせてカスタマイズ可能（休暇の種類、評価フォーム、給与明細のテンプレートなど）

6. 機密データの管理方法 従業員データや健康診断結果へのアクセスは制限すべきです。アクセス権限や保管についてサービス提供会社にお問い合わせください。

7. 給与計算サイクルや勤務シフトなど、チームの実際の業務フローに沿ったデモをご依頼ください。

   
   

よくある質問（FAQ）

• HRMシステムとは何ですか？

採用、従業員名簿、勤怠管理、休暇申請、給与計算から人事評価、KPIまで、人事・労務業務を一元管理するソフトウェアです。

• HRMシステムにはどのような機能が含まれますか？

採用管理、従業員データ、勤怠・残業管理、休暇・承認管理、給与計算・給与明細、人事評価、目標・KPI管理、福利厚生や社内イベントまで網羅しています。

• ORIGAMI People & HRは外出先からの勤怠打刻に対応していますか？

はい、モバイルアプリを通じた勤怠記録に対応しており、顧客訪問時や在宅勤務時の従業員の現在地を追跡できます。

• ORIGAMI Payrollではどのようなレポートを出力できますか？

所得税申告書、社会保険、積立基金、学生ローン関連のレポート出力に対応しており、給与明細のテンプレートも自由にカスタマイズ可能です。

• すべてのモジュールを同時に導入する必要がありますか？

いいえ、まずは緊急性の高い課題を解決するモジュールから始め、準備が整ってから他の機能を追加することができます。すべてのモジュールで同一のデータセットを使用するためです。

HRMシステムは、応募者が履歴書を提出した日から従業員が給与明細を受け取る日まで、人事・労務業務のバックボーンとなります。優れたシステムとは、すべてのプロセスで同じデータを使用し、二重入力を削減し、ミスを減らし、人事担当者が書類仕事ではなく従業員のケアに時間を割けるようにするシステムです。

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