ระบบลงเวลาทำงานด้วย GPS สำหรับพนักงานนอกสถานที่และ WFH

ระบบลงเวลาทำงานด้วย GPS สำหรับพนักงานนอกสถานที่และ WFH

เครื่องสแกนนิ้วหรือบัตรตอกที่หน้าออฟฟิศใช้ได้ดีกับพนักงานที่มานั่งโต๊ะทุกวัน แต่จะทำอย่างไรกับเซลส์ที่ออกพบลูกค้า ช่างที่ลงไซต์งาน หรือพนักงานที่ทำงานที่บ้านสัปดาห์ละหลายวัน

คำตอบที่หลายองค์กรเลือกคือ ระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือด้วย GPS บทความนี้อธิบายว่าระบบทำงานอย่างไร ช่วยแก้ปัญหาอะไร ควรเลือกอย่างไร และ ORIGAMI รองรับเรื่องนี้อย่างไร

ระบบลงเวลาทำงานด้วย GPS คืออะไร?

ระบบลงเวลาทำงานด้วย GPS คือระบบที่ให้พนักงานตอกบัตรเข้า-ออกงานผ่านแอปมือถือ พร้อมบันทึกพิกัดของมือถือ ณ เวลาที่ลงเวลา เพื่อยืนยันว่าลงเวลาจากที่ไหน เหมาะกับงานนอกสถานที่ ไซต์งาน และการทำงานที่บ้าน

ต่างจากเครื่องสแกนที่ติดตั้งประจำจุด ระบบนี้ใช้มือถือที่พนักงานพกอยู่แล้ว จึงลงเวลาได้จากทุกที่ที่องค์กรกำหนดว่าทำงานได้

ทำไมเครื่องสแกนแบบเดิมไม่พอสำหรับพนักงานนอกสถานที่?

เพราะเครื่องสแกนอยู่ที่จุดเดียว พนักงานที่ไม่ได้อยู่ในออฟฟิศจึงลงเวลาไม่ได้ ทำให้ HR ต้องใช้วิธีแจ้งทางแชต ตามเอกสาร หรือเชื่อใจตัวเลขที่แจ้งมา ซึ่งตรวจสอบยากและเสี่ยงต่อความไม่ตรงกันตอนคิดเงินเดือน

ปัญหาที่เจอบ่อย

• ไม่มีหลักฐานเวลาและสถานที่ พนักงานไปพบลูกค้าแต่ไม่มีบันทึกว่าไปจริงเมื่อไร

• รวบรวมเวลาด้วยมือ HR ต้องไล่ถามหรือรวมข้อมูลจากหลายแหล่งก่อนทำเงินเดือน

• ข้อพิพาทเรื่องโอทีและวันลา เพราะข้อมูลไม่ชัด

• หัวหน้าไม่เห็นภาพ ไม่รู้ว่าทีมที่ทำงานนอกออฟฟิศอยู่ที่ไหนและทำงานตามเวลาหรือไม่

• กะการทำงานซับซ้อน เช่น กะที่คาบเกี่ยวข้ามวัน ซึ่งไฟล์ Excel จัดการยาก

  
  

ระบบลงเวลาด้วย GPS ทำงานอย่างไร?

พนักงานเปิดแอปแล้วกด Stamp In เมื่อเริ่มงานและ Stamp Out เมื่อเลิกงาน ระบบบันทึกเวลาพร้อมพิกัดจากมือถือ แล้วส่งข้อมูลเข้าระบบกลาง HR และหัวหน้าดูรายงานเวลาทำงาน วันลา และโอทีได้ทันที

ขั้นตอนโดยทั่วไป

1. องค์กรตั้งค่ากะและกติกา เช่น เวลาเริ่ม-เลิกงาน วันหยุด โอที ประเภทวันลา

2. พนักงานลงเวลาผ่านมือถือ ที่ออฟฟิศ ไซต์งาน บ้านลูกค้า หรือที่บ้าน

3. ระบบบันทึกเวลาและพิกัด ส่งขึ้นระบบกลางทันที

4. หัวหน้าและ HR ตรวจสอบ ดูข้อมูลเรียลไทม์และรายงานสรุป

5. ข้อมูลไหลต่อเงินเดือน เวลาทำงานและการลาถูกนำไปคำนวณโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ

   
   

ข้อควรคำนึงเรื่องข้อมูลพิกัดของพนักงาน

พิกัดและเวลาของพนักงานเป็นข้อมูลส่วนบุคคล องค์กรควรกำหนดนโยบายให้ชัดและแจ้งพนักงานล่วงหน้า แนวปฏิบัติที่ควรพิจารณา

• แจ้งวัตถุประสงค์ ว่าเก็บพิกัดเพื่อยืนยันการลงเวลา

• เก็บเท่าที่จำเป็น ในจังหวะที่ลงเวลา ไม่ใช่ติดตามตลอดเวลา เว้นแต่มีเหตุจำเป็นและแจ้งชัดเจน

• จำกัดผู้เข้าถึง เฉพาะ HR และผู้บังคับบัญชาที่เกี่ยวข้อง

• ปรึกษาฝ่ายกฎหมายหรือผู้เชี่ยวชาญด้าน PDPA เพื่อให้นโยบายสอดคล้องกับกฎหมาย (บทความนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย)

  
  

ORIGAMI รองรับการลงเวลาด้วย GPS อย่างไร?

ORIGAMI Time ในชุด ORIGAMI People & HR ให้พนักงานบันทึกเวลาเข้า-ออกงานด้วย Stamp In/Out ผ่านแอปมือถือ และติดตามพิกัดเมื่อออกไปพบลูกค้าหรือทำงานจากที่บ้าน ข้อมูลเวลา การลา และโอทีเชื่อมกับเงินเดือนในระบบเดียวกัน

ความสามารถที่หน้า ORIGAMI People & HR ระบุไว้

ผู้บริหารยังดูการเข้างาน ชั่วโมงทำงาน การเช็กอินหน้างาน และความคืบหน้าของงานได้แบบเรียลไทม์ รวมถึงพนักงานที่ทำงานนอกออฟฟิศ และเพราะเวลาทำงานเชื่อมกับ ORIGAMI Payroll ฝ่ายบุคคลไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ลดความผิดพลาดตอนทำเงินเดือน ส่วนทีมที่ใช้งานมือถือเป็นหลัก ดูรายละเอียดเพิ่มที่ ORIGAMI Mobile

สำหรับทีมขายและทีมไซต์งาน ยังต่อยอดกับโมดูล Activity ที่บันทึกกิจกรรมแยกภายในและลงพื้นที่ พร้อมเวลาเข้า-ออกในแต่ละกิจกรรม ได้ภาพทั้งเวลาทำงานและงานที่ทำจริง

เลือกระบบลงเวลาทำงานอย่างไรให้เหมาะกับองค์กร?

เลือกระบบที่ลงเวลาผ่านมือถือด้วย GPS ได้ รองรับกะการทำงานของคุณ เชื่อมกับการลาและเงินเดือนโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ และมีรายงานที่ส่งออกได้

เช็กลิสต์ก่อนตัดสินใจ

1. รองรับงานนอกสถานที่และ WFH ไหม ลงเวลาจากที่ไหนก็ได้ที่องค์กรอนุญาต

2. รองรับกะที่ซับซ้อนหรือไม่ เช่น กะข้ามวัน กะหมุนเวียน

3. เชื่อมกับเงินเดือนหรือเปล่า ถ้าไม่เชื่อม จะยังต้องรวมข้อมูลด้วยมือ

4. มีขั้นตอนลาและอนุมัติบนมือถือไหม หัวหน้าอนุมัติได้โดยไม่ต้องอยู่ที่โต๊ะ

5. ส่งออกรายงานได้ไหม เช่น PDF หรือ Excel สำหรับตรวจสอบและเก็บหลักฐาน

6. ดูแลข้อมูลพิกัดอย่างไร ถามผู้ให้บริการเรื่องสิทธิ์การเข้าถึงและการจัดเก็บ

7. ทดลองกับทีมจริง เช่น ทีมขายหรือทีมไซต์ ที่ลงเวลานอกออฟฟิศบ่อยที่สุด

   
   

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

• ระบบลงเวลาทำงานด้วย GPS คืออะไร

ระบบที่ให้พนักงานตอกบัตรเข้า-ออกงานผ่านมือถือพร้อมบันทึกพิกัด ณ เวลาที่ลงเวลา เหมาะกับพนักงานนอกสถานที่ ไซต์งาน และ WFH

• ตอกบัตรผ่านมือถือเหมาะกับใคร

เหมาะกับองค์กรที่มีพนักงานออกพบลูกค้า ทำงานตามไซต์ ทำงานที่บ้าน หรือมีหลายสาขา ที่เครื่องสแกนจุดเดียวไม่ครอบคลุม

• ORIGAMI ลงเวลานอกสถานที่ได้ไหม

ได้ ORIGAMI Time ใช้ Stamp In/Out ผ่านแอปมือถือ และติดตามพิกัดเมื่อพนักงานออกไปพบลูกค้าหรือทำงานจากที่บ้าน

• ORIGAMI รองรับกะการทำงานแบบไหน

ตั้งกะได้ทั้งรายวัน รายเดือน และรายปี และรองรับกะที่คาบเกี่ยวกัน

• เวลาทำงานเชื่อมกับเงินเดือนไหม

เชื่อม ORIGAMI Payroll คำนวณเงินเดือนจากเวลาทำงานและการลาที่อยู่ในระบบแล้ว ไม่ต้องคีย์ซ้ำ

• ส่งออกรายงานเวลาทำงานได้ไหม

ได้ รายงานสรุปเวลาทำงาน วันลา และโอที ส่งออกเป็น PDF หรือ Excel ได้

• ต้องใช้ HRM ทั้งชุดหรือไม่

ไม่ต้อง เริ่มจากโมดูลลงเวลาก่อนแล้วค่อยเพิ่มส่วนอื่นได้ เพราะทุกโมดูลใช้ข้อมูลพนักงานชุดเดียวกัน

พนักงานนอกสถานที่และ WFH ทำให้เครื่องสแกนแบบเดิมไม่พออีกต่อไป ระบบลงเวลาด้วย GPS ผ่านมือถือช่วยให้องค์กรมีหลักฐานเวลาและสถานที่ที่ชัดเจน และเมื่อเชื่อมกับการลาและเงินเดือนในระบบเดียว ฝ่ายบุคคลก็ไม่ต้องรวมข้อมูลด้วยมืออีก

อยากลองกับทีมที่ลงพื้นที่ของคุณ? Book a DEMO หรือ ดูรายละเอียด ORIGAMI People & HR